Una de las tareas en un emprendimiento es la de planificar reuniones al reunirnos con los prospectos, estas reuniones se utilizan para intentar realizar una venta, exponer un producto o servicio, entender que necesita el cliente y para realizar la presentación previa a la firma del contrato.
Es muy importante controlar en todo momento el flujo de la conversación y de la reunión como tal, no es no dejar hablar a la otra persona, de hecho hay que escuchar mucho, siempre y cuando tenga relación con el objetivo principal del encuentro.
Si no se prepara la reunión lo que puede suceder es que en cualquier momento se puede desviar y terminar siendo una conversación de política, deportes u opiniones personales de interés general. es muy difícil medir el tiempo que se va a usar y más cuando no se sabe si el prospecto es del tipo que le gusta hablar mucho sin decir nada útil, pero si hay varias cosas que se pueden tener en cuenta y que intento resumir en 10 puntos:
1. Definir el objetivo de la reunión
Es diferente cuando hacemos un espacio en nuestra agenda para resolver dudas sobre nuestros productos o servicios, a realizar una presentación de entrada, se deben planificar reuniones personalizadas, es decir a cada cliente hay que investigarlo bien e intentar detectar una necesidad previa y luego cuando el cliente este contandonos su necesidad sabremos si hemos investigado bien o no.
2. Tener un nombre de cada producto y servicio que prestemos
No tener claro cada uno de los detalles puede terminar siendo una discusión en vez de una venta, un nombre que identifique claramente lo que el prospecto puede obtener como clientes es vital a la hora de exponer credibilidad, seguridad y confianza.
3. Tener las respuestas a preguntas frecuentes
En mi caso he detectado que siempre me preguntan por el hosting, los dominios, las bases de datos y sistemas en general, incluso se deben tener respuestas cortas y una fuente en alguna parte (por ejemplo una página web o un correo preparado). Al planificar reuniones permite que no se desvíe la conversación y alejarnos del objetivo principal de siempre que es lograr la venta.
4. Lograr una demostración visual dentro de lo posible
En mi área que es de sistemas de tecnología y desarrollo a medida, muchas veces es muy difícil plasmar en la primera reunión lo que el cliente espera o incluso lo que no espera pero que le interesa (como cuando se ofrece un valor agregado), pero si pueden haber algunos ejemplos que sean parecidos (sean nuestros o no) para que se lleve una idea. Yo procuro que cuando vaya a planificar reuniones futuras incluya un prototipo no funcional, pero muy visual, que permita convertir las ideas del prospecto en un sistema.
5. Cuando ofrecemos un producto o servicio establecido, tener claras las tarifas y las ofertas de temporada
Siempre he pensado que ofrecer una asesoría al prospecto, incluso de cómo ahorrarse algún dinero con nosotros de forma fiel y sincera, es un plus para convertirlos en clientes. Siempre van a estar pensando en gasto más que en inversión, a veces es muy difícil convencer a alguien de este punto en particular.
6. Explicar claramente el triángulo equilátero de inversión
Esta puede ser una teoría que leí en alguna parte y no recuerdo la fuente, pero es algo que siempre tengo muy claro que se debe explicar (sobre todo cuando se necesita un sistema a la medida) y es el triángulo equilátero de la inversión, esto consiste en un triángulo que crece en sus tres vértices de acuerdo a la necesidad.
Por una parte tenemos el tiempo, luego el dinero y finalmente la calidad, esto con la finalidad de explicar que no podremos obtener algo de alta calidad en poco tiempo y con poco dinero de inversión por ejemplo. La diferencia entre gasto e inversión es una clave, porque este vértice es el que guía a los demás, muy difícilmente tendremos un prospecto que diga:
“Quiero algo de altísima calidad sin importar lo que valga y lo que se demore” o “Quiero un sistema económico que se demore 10 años en salir a producción”.
De esa misma manera es importante explicar que todo es proporcional (casi siempre al dinero que quieras invertir).
7. Recordar los principios Lean
La mentalidad Lean debemos tenerla presente siempre, pero además intentar impartirla a un prospecto a la hora de venderle, inversiones medidas, prueba y error, crecimiento y mejora constante. Estos principios nos aseguran que el posible cliente no se va a ir a bancarrota antes de pagarnos (en este mundo casi nadie paga en efectivo y antes de entregar un producto o servicio muy costoso) más aún en el ambiente de desarrollo de sistemas por que suelen ser proyectos de un tiempo determinado que se divide por fases.
El bienestar del cliente y su éxito como empresa deben ser una victoria para nosotros, ya que gracias a nosotros lo han logrado y tendremos un cliente fiel en el futuro.
8. ¿Una reunión muy larga o varias reuniones cortas?
Yo soy partidario de que es preferible optar por varias reuniones cortas, esto porque una reunión larga pierde el foco, provoca cansancio y desconcentración en ambos lados. A parte de todo esto los empresarios y las personas en general siempre van a tener poco tiempo y mucho que hacer (¿Detección de improductividad?) así que dividir las entregas permite además planificar mejor y mantener la conversación sobre cada objetivo.
9. PowerPoint para planificar reuniones
Hoy en día hay muchas alternativas a esta herramienta, por un lado está mal utilizada por que tiene más opciones de las que conocemos (como el Excel) y además el uso que normalmente se le da es una imagen y un texto copiado de alguna parte para poder leerlo (culpa de algunos sistemas educativos).
Tenemos por otro lado las otras herramientas como Prezi que no me gusta mucho por que termina siendo una herramienta que presenta a veces algunas dificultades para correr en diferentes ambientes y por qué es el mismo texto y las imágenes mostradas de una forma inadecuada.
Entonces siempre se recomienda que la presentación (independiente de la herramienta que se use) tenga muchas imágenes relacionadas, poco texto y si se presenta de gran tamaño, y que sea más una guía para poder hacer una presentación y no un libreto donde leemos aburriendo a todos. Yo uso PowerPoint con hipervínculos internos para los prototipos no funcionales (ahora con sketch procuraré de hablar de esto luego).
10. Tarjetas de presentación
Puedes decir que hoy en día podrías tener una tarjeta virtual, enviar un correo o un Whatsapp, pero hoy en día sigue sobresaliendo las tarjetas de presentación, muchos dicen que las obtienen y las guardan en un lado donde nunca las encontrarán o leerán, yo pienso que es así solo cuando no se entrega con información de interés. Cuando voy a planificar reuniones alisto una presentación adaptada al cliente y unas cuantas tarjetas de presentación, sirve más como un recordatorio de donde contactar al que ofrece ese servicio o ese producto que quiero, me hace falta y necesito.
En algunos casos como un evento de networking es lo más importante y te encuentras con gente que nunca lleva, por un lado en una estrategia de marketing online no sería necesario, pero nunca sobra tener presentaciones en varios formatos, son los clientes los que definen que les gusta más.
