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¡Bienvenidos!,
El día de hoy vamos a iniciar con uno de los temas (si no el más) solicitado de Excel, hablamos de las fórmulas de Excel, hay fórmulas para todo, incluso de cosas que no creeríamos, a mi como ingeniero de sistemas se me hace muy familiar por que de alguna manera es una programación básica, pero ahora tu aprenderás a utilizarlas de una forma más práctica.
Lo primero que debemos entender es que hay diferentes tipos de fórmulas de Excel, vamos a nombrarlas acá, en la imagen de arriba puedes ver donde debes presionar para acceder a esta lista de fórmulas.
La primer opción es «usadas recientemente», acá se van listando las fórmulas que hemos usado con frecuencia, luego sale la opción de «todo» donde ya sabemos que van a mostrar u listado de todas las funciones disponibles. A partir de esta veremos la lista que nos interesa
- Financiera
- Fecha y hora
- Matemáticas y Trigonométricas
- Estadísticas
- Búsqueda y Referencia
- Base de Datos
- Texto
- Lógica
- Información
- Ingeniería
- Cubo
- Compatibilidad
- Web
De esta lista vamos a escoger unas para verlas ya que este es un curso donde vemos conceptos prácticos que podemos usar en nuestra vida cotidiana, estas son las siguientes :
- Financiera
- Fecha y Hora
- Matemáticas y Trigonométricas
- Estadísticas
- Búsqueda y Referencia
- Texto
- Lógica
Las otras las veremos solo si las llegamos a necesitar en alguno de los archivos que vayamos a construir, me parece que no, corresponden a cosas más avanzadas que a veces no son necesarias. En la imagen siguiente podemos ver otra forma de acceder a las fórmulas
Llegamos si presionamos la pestaña en la parte superior que dice «Formulas», en la izquierda tenemos una biblioteca de funciones, que no es más sino otro acceso más bonito para usar las fórmulas están las que se usas con más frecuencia y la autosuma que veremos luego. si seguimos por la derecha tenemos «Nombres definidos», esto si lo veremos luego, ya que si tiene una utilidad particular, pero primero debemos ver las funciones bien, más a la derecha se encuentra la auditoria de fórmulas que básicamente nos va a servir cuando se nos presenten algún problema en el uso de fórmulas y al final unas opciones de cálculo que por ahora tampoco veremos.
Otra forma de utilizar las fórmulas es cuando ya nos sabemos los nombres y los usos adecuados es en cualquier celda dando «=» y el nombre de la fórmula, a medida que vamos escribiendo nos va mostrando las opciones, en la imagen de arriba vamos a poner un ejemplo con la fórmula SI que es un condicional, se lee de la siguiente manera
Si cumples esta condición, escribe esto sino, escribe esto otro
Entonces escribo =SI y me muestra otras funciones que empiezan de esta manera y una explicación de que hace, para escoger otra nos podemos desplazar con las flechas arriba y abajo y para seleccionar lo hacemos con la tecla TAB
Ahora nos muestra solo la función SI y que pasos debemos realizar para que funcione, en negrita muestra el paso en el que estamos y nos muestra a veces algunos entre corchetes cuadrados [], esto significa que no son necesarios o que tienen valores por defecto, en este caso SI, pone VERDADERO o FALSO sino lo dejamos vació, pero lo más importante de todo puede ser los separadores, de esta manera podemos ver que en mi caso el separador es punto y coma «;», cabe decir que en algunos computadores tiene por defecto la coma «,», para mi lo más recomendable es usar siempre punto y coma, por que algunos textos que usamos tienen mas comas que puntos y comas y esto termina afectando las fórmulas. Pero ¿porqué unos tenemos punto y coma y otros coma?, bueno esto depende de varias cosas pero en general depende de la configuración regional del computador, si queremos ver la de nuestro computador lo que hacemos es acceder al panel de control (Acá va un truco que funciona para Windows 8, presiona en el teclado botón de inicio [el que tiene el logo de windows]+ x) saldrá un menú en la parte izquierda abajo, como el de la siguiente imagen
Así nos lleva al panel de control más rápido, con Windows XP y Windows 7 no hay tanto problema porque con el botón de inicio ya sale el panel de control, lo que sucede es que Windows 8 no tiene el menú como antes, pero Windows 10 si. Bueno no nos perdamos tanto del tema íbamos a ver la configuración regional, a continuación voy a mostrar 3 imágenes de los posibles paneles de control que puedes encontrar
Bueno esto depende de una opción en la parte derecha superior que dice ver por, cada una de estas opciones corresponde a alguna de las imágenes anteriores, bueno lo importante es buscar una opción que dice Región, en la primera vista dice Reloj, Idioma y Región, pero adentro al darle solo región encontraremos una ventana como la de la siguiente imagen
Estas opciones no deberíamos cambiarlas si nuestro PC funciona correctamente, en términos generales sirven para decirle a Windows donde estamos ubicados y de acuerdo a esto programa el teclado con el cual vamos a trabajar (si tiene la letra ñ o no, por ejemplo) como mostramos la hora en el reloj de la barra de tareas, las fechas etc. Pero en esta ocasión vamos a mirar donde dice configuración adicional.
Acá tenemos 4 pestañas, toda esta información es la que se configura en Excel cuando se instala, por lo general uno no debería mover estas opciones pero es para que vean de donde viene la configuración, lo que vinimos a buscar esta en la casilla Separador de listas «;», aprovechando que estamos acá también verifiquemos que el símbolo decimal y el separador de miles también esta en esta pestaña, he tenido casos donde esto se desconfigura y Excel lo toma y no sabe cuando es 100.001 pesos o 100,001 pesos de cien a cien mil hay mucha diferencia. Cerremos todo esto y vamos a Excel.
La imagen anterior corresponde al menú de archivo de Excel 2013 (arriba a la izquierda), en Excel 2007 creo que tiene el símbolo de windows y al presionarlo sale más o menos lo mismo, lo que vamos a buscar acá es donde dice «opciones», en la imagen lo vemos abajo a la izquierda de últimas.
Es la última imagen vemos entre otras configuraciones, si se usan los separadores del sistema o si queremos personalizarlo, en las empresas muchas veces solicitamos datos de un servidor y el tiene su propia configuración, por lo que si tenemos diferencias tendremos que cambiar este parámetro.
El día de hoy fue más teórico, pero es importante por si se nos presenta alguna dificultad, el día de mañana empezaremos viendo las fórmulas de fecha y hora, ¡hasta entonces!
[pwt clase=7]
